« On manque de temps. »

C’est probablement l’une des phrases les plus faciles à entendre dans une organisation.

On manque de temps pour développer ce nouveau projet. Pour revoir nos façons de faire. Pour documenter ce qu’on fait. Pour réfléchir à la suite. Pour former quelqu’un. Pour enfin s’occuper de cette chose qu’on repousse depuis des mois.

Et parfois, c’est tout simplement vrai.

Les journées ont une durée limitée, les équipes aussi, et il y a des périodes où la charge de travail est réellement importante.

Mais parfois, le manque de temps raconte autre chose.

Et avant de chercher à faire entrer encore plus de choses dans la même journée, ça peut valoir la peine de regarder où notre temps va réellement.

Quand tout avance en même temps

On peut avoir cinq projets importants.

Le défi commence lorsqu’ils deviennent tous prioritaires en même temps.

Chaque projet demande un peu d’attention. On avance l’un, puis l’autre. Une urgence apparaît. On revient au premier. Une nouvelle possibilité s’ajoute.

On est occupé toute la journée, parfois même très efficace, mais avec l’impression que rien n’avance vraiment.

Ce n’est alors pas nécessairement notre capacité à travailler qui est en cause.

Il y a peut-être simplement trop de choses qui se disputent la même attention.

Parfois, retrouver du temps commence donc par faire moins de choses simultanément.

Quand les décisions prennent plus de temps que les actions

Il y a aussi tout le temps passé… à attendre.

Attendre une validation.

Attendre qu’une personne soit disponible.

Revenir sur une décision qui n’avait pas été tout à fait prise.

Poser la même question à plusieurs personnes parce qu’on ne sait pas clairement qui peut trancher.

Individuellement, ces moments paraissent petits. Mais accumulés à travers plusieurs projets et plusieurs personnes, ils peuvent créer énormément de détours.

Clarifier qui décide quoi et jusqu’où chacun peut avancer de façon autonome peut parfois libérer beaucoup plus de temps qu’un nouvel outil de productivité.

Quand on réinvente régulièrement la roue

Certaines tâches demandent du temps parce qu’elles sont complexes.

D’autres en demandent parce qu’on recommence presque du début chaque fois.

On cherche le dernier modèle.

On se demande comment on avait procédé la dernière fois.

On recrée un document qui existe probablement quelque part.

On explique à nouveau les mêmes étapes.

Dans ces situations, prendre du temps pour créer un modèle, documenter quelques étapes ou organiser l’information peut sembler paradoxal.

On n’a déjà pas le temps. Comment trouver du temps pour structurer tout ça?

Et pourtant, une heure investie une fois peut parfois éviter de perdre quinze minutes chaque semaine.

Créer de la structure demande du temps. Elle peut aussi en redonner.

Quand certaines personnes deviennent le passage obligé

Il y a aussi ces personnes qui savent tout.

Où se trouve l’information.

Comment fonctionne le système.

Pourquoi telle décision a été prise il y a deux ans.

Qui appeler.

Quoi faire lorsqu’une situation inhabituelle arrive.

Elles deviennent naturellement précieuses pour l’organisation.

Et, tranquillement, tout commence à passer par elles.

Une question ici. Une validation là. Une petite demande qui ne prendra que deux minutes.

Le problème n’est pas nécessairement chacune de ces interruptions.

C’est leur accumulation.

Lorsque le temps manque constamment aux mêmes personnes, ça vaut parfois la peine de regarder ce qui dépend d’elles et qui pourrait être transmis, clarifié ou partagé.

Quand les réunions prennent toute la place

Je n’ai rien contre les réunions.

Une bonne conversation peut faire avancer énormément de choses en très peu de temps.

Mais toutes les rencontres n’ont pas besoin d’exister de la même façon.

Certaines servent à décider. D’autres à réfléchir. D’autres encore à partager de l’information.

Et parfois, on se rencontre simplement… parce qu’on se rencontre toujours.

Ça peut être intéressant de regarder son calendrier et de se demander :

Qu’est-ce que cette rencontre doit permettre?

Est-ce que toutes les personnes présentes ont besoin de l’être?

Est-ce que certaines informations pourraient être partagées autrement?

Est-ce que nous sortons avec une décision ou une prochaine étape claire?

Quelques ajustements peuvent parfois rendre beaucoup de temps à toute une équipe.

Avant de chercher à être plus efficace

Quand le temps manque, le premier réflexe est souvent de chercher à aller plus vite.

Un nouvel outil. Une meilleure méthode. Une application. Une façon d’optimiser notre horaire.

Et certaines de ces solutions peuvent être excellentes.

Mais avant, j’aime bien poser une autre question :

Qu’est-ce qui consomme notre temps sans créer autant de valeur qu’on le souhaiterait?

Trop de priorités?

Des décisions qui circulent longtemps?

Des informations difficiles à trouver?

Des tâches qui pourraient être transmises?

Des façons de faire qu’on recrée constamment?

Des rencontres qui pourraient évoluer?

Parce que si le problème se trouve là, travailler plus vite ne changera pas nécessairement grand-chose.

Le temps comme signal

Je ne pense pas qu’on puisse éliminer le sentiment de manquer de temps.

Il y aura des semaines chargées. Des échéances rapprochées. Des imprévus. Des projets qui demandent simplement beaucoup d’énergie.

Mais lorsque « on n’a pas le temps » devient une réponse récurrente, ça peut être intéressant de ne pas s’arrêter à cette réponse.

Le temps devient alors une information.

Il nous montre peut-être où quelque chose mérite d’être clarifié, simplifié, transmis ou priorisé autrement.

Et parfois, la meilleure façon de retrouver du temps n’est pas de réussir à en faire davantage.

C’est de regarder autrement tout ce qu’on essaie déjà de faire entrer dedans.

Emmanuelle Desrochers-Perrault
Fondatrice de METOD