Quand on parle de structurer une organisation, on peut rapidement imaginer des procédures, des tableaux, des règles, des rencontres… et encore plus de choses à gérer.
Pourtant, une bonne structure devrait avoir l’effet inverse.
Elle devrait permettre de savoir plus facilement qui fait quoi, où trouver l’information, comment avancer et quoi faire lorsqu’une situation revient.
Autrement dit, structurer ne devrait pas ajouter du travail. Ça devrait faciliter celui qui existe déjà.
La structure est souvent déjà là
Même dans une petite organisation qui fonctionne de façon très spontanée, il existe déjà des façons de faire.
Quelqu’un sait comment accueillir un nouveau client. Une autre personne sait où se trouvent les bons documents. L’équipe a développé sa propre manière de gérer les demandes. Certaines décisions passent toujours par la même personne.
Le fonctionnement existe.
Il est simplement parfois dans la tête des gens plutôt que dans l’organisation elle-même.
Et tant que l’équipe est petite ou que les mêmes personnes sont présentes, ça peut très bien fonctionner.
Puis l’organisation grandit. Une personne s’absente. Quelqu’un de nouveau arrive. Les projets se multiplient. Les responsabilités évoluent.
Ce qui était évident l’est soudainement un peu moins.
Structurer ce qui en vaut la peine
Tout n’a pas besoin d’un processus.
Et chaque façon de faire n’a certainement pas besoin d’un document de dix pages.
La question que je trouve plus intéressante est plutôt :
Qu’est-ce qui gagnerait à devenir plus simple, plus clair ou plus facile à reproduire?
Ça peut être un processus qui revient chaque semaine.
Une responsabilité qu’on se renvoie régulièrement.
Une information que tout le monde cherche.
Une étape qu’on oublie souvent.
Ou simplement une façon de faire qui fonctionne très bien et qu’on aimerait pouvoir transmettre à quelqu’un d’autre.
C’est souvent à ces endroits que quelques éléments de structure peuvent faire une vraie différence.
La bonne structure dépend de votre réalité
Un tableau partagé peut parfois être suffisant.
Ailleurs, ce sera une procédure de quelques étapes, une répartition plus claire des rôles, un modèle de document, une automatisation ou un nouvel outil de gestion.
La structure n’a pas besoin d’être impressionnante pour être utile.
Elle doit surtout être adaptée aux personnes qui vont réellement l’utiliser.
Un système parfaitement réfléchi qui demande trop d’efforts pour être maintenu risque de finir par être contourné. À l’inverse, un outil très simple qui répond à un besoin concret peut rapidement devenir indispensable.
Chercher les irritants qui reviennent
Il y a une question toute simple qui peut aider à repérer où commencer :
Qu’est-ce qu’on règle encore et encore?
« Où est le document? »
« Qui devait s’occuper de ça? »
« C’était quoi déjà la prochaine étape? »
« Est-ce qu’on avait pris une décision là-dessus? »
« Comment on fait ça, normalement? »
Pris séparément, ces petits moments semblent parfois anodins.
Mais lorsqu’ils reviennent chaque semaine, ils prennent du temps, créent des interruptions et mobilisent inutilement l’attention de l’équipe.
Un peu de structure à ces endroits peut libérer beaucoup plus d’espace qu’on l’imagine.
Assez de structure pour soutenir la suite
Le besoin de structure évolue avec l’organisation.
Ce qui fonctionne à trois personnes ne sera peut-être plus suffisant à huit. Un outil créé pour un seul projet pourra éventuellement devenir une façon de faire commune. Un rôle très polyvalent pourra devoir être clarifié lorsque l’équipe grandira.
L’objectif n’est donc pas de créer aujourd’hui le système parfait pour les cinq prochaines années.
Il est plutôt de mettre en place ce qui permet de mieux fonctionner maintenant, tout en laissant suffisamment d’espace pour évoluer.
Parce qu’au fond, structurer une organisation ne consiste pas à ajouter des couches.
C’est rendre les choses suffisamment claires et simples pour que les personnes puissent consacrer davantage d’énergie à ce qu’elles font de mieux.
Emmanuelle Desrochers-Perrault
Fondatrice de METOD
